PoliticalMind

Текст договора составлен на основе примерных договоров, разработанных в объединении "Мосгорархив" - договора о сотрудничестве с общественным объединением и договора передачи частным лицом документов по истории общественно-политической жизни страны (Приложение № 3).

Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только прием-передачу документов и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, оказать методическую помощь организациям в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях. www.trgreat.ru

В настоящее время более целесообразен договор о сотрудничестве, т.к. во многих общественных объединениях не накоплен еще достаточный объем документов, не подготовлены условия для единовременной передачи документов, а некоторые опасаются передавать свои документы в архив. Договор о сотрудничестве позволяет постепенно, оказывая методическую помощь общественному объединению, формировать его фонд и принимать в государственные хранилища полноценные фонды организаций. Кроме того, специалисты ЦНИТО стараются заинтересовать общественные объединения в сдаче документов на государственное хранение.

С частными лицами заключается договор о сотрудничестве и передаче документов на научно-техническую обработку и госхранение в ЦНИТО.

Все договора, заключенные ЦНИТО с общественными организациями или частными лицами не налагают на подписывающие стороны финансовых обязательств, кроме того, действие договора о сотрудничестве можно прервать по желанию одной стороны, однако, документы, переданные на государственное хранение, возврату не подлежат.

Согласованный обеими сторонами текст договора передается на подпись руководителей и после подписания обеими сторонами вступает в силу.

В договоре о сотрудничестве особо оговариваются сроки передачи доку­ментов. Как правило, первый комплекс документов поступает в ЦНИТО в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в общественном объединении условий хранения документов, объема дел постоянного хранения. При наличии условий хранения документов и штатных сотрудников (ответственных за архив лиц) документы могут передаваться 1 раз в год или 1 раз в 2-3 года. В небольших организациях, где отсутствуют необходимые условия, передача документов может осуществляться чаще - 1 раз в полгода, 1 раз в квартал, или другие согласованные сроки.

Документы, ликвидированных общественных организаций также поступают на госхранение в ЦНИТО после составления акта приема-передачи документов. При необходимости проводится научно-техническая обработка поступивших документов.

При приеме документов в ЦНИТО составляется акт приема-передачи документов (Приложение № 4), где указывается состав документов и их количество. Он составляется специалистами отдела комплектования совместно с представителями общественных объединений, передавших документы. В необходимых случаях составляется сдаточная опись на дела, которая прилагается к акту. Сдаточная опись может составляться как на дела сформированные в делопроизводстве общественного объединения, так и на отдельные документы, если они передаются в россыпи. При значительном объеме россыпи, ее объем в акте может указываться в килограммах.

На каждую организацию, с которой заключен договор, а также на частное лицо заводится наблюдательное дело, где хранятся акты приема-передачи документов, сдаточные описи, описи дел постоянного хранения, справки о работе с данной организацией, сведения о руководителях, ответственных за архив лицах, данные о переименовании и изменении адреса, контактных телефонов и др.

В соответствии с договором специалисты ЦНИТО оказывают методическую и практическую помощь общественным объединениям - фондосдатчикам.

По просьбе общественного объединения архивисты могут оказать не только методическую, но и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и описании дел, составлении научно-справочного аппарата к описям, помощь в научно-технической обработке, дел постоянного хранения и по личному составу.

Рекомендуем к прочтению:

Категория политической культуры: содержание, элементы и функции
Политическая культура выступает структурным элементом политической системы общества . Она раскрывает взаимоотношения субъектов политики, степень их сознательности, активности и готовности к тем или иным политическим действиям. В политолог ...

Идеальное государство Платона как нереализуемая утопия
Платону рисовалось идеальное государство во главе с философами, созерцателями чистых и вечных идей, которых защищают воины и которым все жизненные ресурсы доставляют свободные земледельцы и ремесленники. Основным принципом идеального гос ...

Государство как институт политической системы
Государство является наиболее значимым институтом политической системы, ибо оно обладает максимальной концентрацией ресурсов власти в его руках. Определение: Государство – особая форма организации политической власти в обществе, обладающ ...