Технология работы по подготовке к архивному хранению документов современных
политических партий, организаций, движений. Организация
приема документов от организаций и частных лиц по договоруСтраница 2
Политические материалы » Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области » Технология работы по подготовке к архивному хранению документов современных
политических партий, организаций, движений. Организация
приема документов от организаций и частных лиц по договору
Текст договора составлен на основе примерных договоров, разработанных в объединении "Мосгорархив" - договора о сотрудничестве с общественным объединением и договора передачи частным лицом документов по истории общественно-политической жизни страны (Приложение № 3).
Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только прием-передачу документов и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, оказать методическую помощь организациям в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях. www.trgreat.ru
В настоящее время более целесообразен договор о сотрудничестве, т.к. во многих общественных объединениях не накоплен еще достаточный объем документов, не подготовлены условия для единовременной передачи документов, а некоторые опасаются передавать свои документы в архив. Договор о сотрудничестве позволяет постепенно, оказывая методическую помощь общественному объединению, формировать его фонд и принимать в государственные хранилища полноценные фонды организаций. Кроме того, специалисты ЦНИТО стараются заинтересовать общественные объединения в сдаче документов на государственное хранение.
С частными лицами заключается договор о сотрудничестве и передаче документов на научно-техническую обработку и госхранение в ЦНИТО.
Все договора, заключенные ЦНИТО с общественными организациями или частными лицами не налагают на подписывающие стороны финансовых обязательств, кроме того, действие договора о сотрудничестве можно прервать по желанию одной стороны, однако, документы, переданные на государственное хранение, возврату не подлежат.
Согласованный обеими сторонами текст договора передается на подпись руководителей и после подписания обеими сторонами вступает в силу.
В договоре о сотрудничестве особо оговариваются сроки передачи документов. Как правило, первый комплекс документов поступает в ЦНИТО в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в общественном объединении условий хранения документов, объема дел постоянного хранения. При наличии условий хранения документов и штатных сотрудников (ответственных за архив лиц) документы могут передаваться 1 раз в год или 1 раз в 2-3 года. В небольших организациях, где отсутствуют необходимые условия, передача документов может осуществляться чаще - 1 раз в полгода, 1 раз в квартал, или другие согласованные сроки.
Документы, ликвидированных общественных организаций также поступают на госхранение в ЦНИТО после составления акта приема-передачи документов. При необходимости проводится научно-техническая обработка поступивших документов.
При приеме документов в ЦНИТО составляется акт приема-передачи документов (Приложение № 4), где указывается состав документов и их количество. Он составляется специалистами отдела комплектования совместно с представителями общественных объединений, передавших документы. В необходимых случаях составляется сдаточная опись на дела, которая прилагается к акту. Сдаточная опись может составляться как на дела сформированные в делопроизводстве общественного объединения, так и на отдельные документы, если они передаются в россыпи. При значительном объеме россыпи, ее объем в акте может указываться в килограммах.
На каждую организацию, с которой заключен договор, а также на частное лицо заводится наблюдательное дело, где хранятся акты приема-передачи документов, сдаточные описи, описи дел постоянного хранения, справки о работе с данной организацией, сведения о руководителях, ответственных за архив лицах, данные о переименовании и изменении адреса, контактных телефонов и др.
В соответствии с договором специалисты ЦНИТО оказывают методическую и практическую помощь общественным объединениям - фондосдатчикам.
По просьбе общественного объединения архивисты могут оказать не только методическую, но и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и описании дел, составлении научно-справочного аппарата к описям, помощь в научно-технической обработке, дел постоянного хранения и по личному составу.
Рекомендуем к прочтению:
Субъекты
политической системы: понятие, виды, особенности взаимодействия
Основу политической системы любого общества составляют органы государства, политические партии и движения, деятельность которых непосредственно связана с политикой, преследующие четко выраженные политические цели. Именно они наиболее акти ...
Политика в медицине
Еще великий ученый Вирхов писал, что медицина - это политика с большой буквы. И политика начинается тогда, когда ставится вопрос о том, кто будет платить за медуслуги.
Показатель смертности, как зеркало, отражает состояние дел в стране. ...
Предыстория: Круглый стол
Джон Колеман в книге «Комитет 300» пишет, что в 1898 году началась Англо-бурская война, и британская королева Виктория вооружила самую большую и хорошо снаряженную армию на тот момент времени. Виктория думала, что война закончится за две ...